l’archivage à valeur probatoire : pourquoi le considérer ?

L’archivage électronique s’inscrit pleinement dans la digitalisation des organisations. Mais la dématérialisation n’exempte pas celles-ci de leurs obligations légales, fiscales, et règlementaires. Dans certaines circonstances, les organisations doivent être en mesure de démontrer la validité d’un document, sa valeur probante. Pour le permettre, l’archivage électronique doit alors devenir archivage à valeur probatoire. 

Lorsqu’on évoque l’archivage, on pense souvent à des montagnes de dossiers rangés sur des étagères. Les documents doivent en effet souvent être conservés pendant un certain nombre d’années, notamment pour des raisons légales. « Archivum » (latin) et  « Archeion » (grec ) sont d’ailleurs des termes utilisés pour désigner les classeurs et les bâtiments officiels dans lesquels sont stockés les documents physiques importants.  

Pour stocker efficacement de façon permanente et immuable cette masse de documents sous forme numérique, les organisations mettent en œuvre le concept d’archivage électronique ou encore d’archivage légal. Ce dernier terme est incorrect et l’on doit plutôt utiliser celui d’archivage à valeur probatoire (archivage électronique à valeur probatoire). Pour garantir la valeur probante des documents qu’il conserve, un système d’archivage à valeur probatoire, qu’il faut distinguer d’un système d’archivage classique intégré par exemple à un système GED ou ECM, doit répondre à des critères spécifiques qui se déclinent selon plusieurs axes, ce que nous allons voir. 

Qu’est-ce qu’une archive ?  

Dès lors qu’il n’est plus appelé à évoluer, un document est éligible au statut d’archive. Par exemple, une facture émise n’évoluera plus. Si elle comporte des erreurs, on émettra un avoir ou une facture complémentaire, mais la facture initiale ne sera pas modifiée et devra donc être conservée sur une période relativement longue (période de rétention). 

À notre connaissance, il n’existe pas de définition « universelle » de la notion d’archive. On peut néanmoins, en se basant sur la littérature en la matière, proposer celle-ci : « les archives sont l’ensemble des documents, quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale dans l’exercice de ses activités. » 

On définira aussi l’archivage comme « la conservation volontaire, organisée et sécurisée d’une archive ». Sachant que la conservation d’une archive implique généralement une période relativement longue (en années : 5, 10, 15 voire 20 ans, beaucoup plus s’il s’agit de conserver des archives dites historiques ou patrimoniales), l’archivage se destinera à des documents n’ayant plus nécessairement une utilité immédiate mais qu’il faut conserver en vue d’un éventuel usage ultérieur. 

Pourquoi archiver ? 

Au-delà de l’aspect pratique, une des principales motivations de l’archivage est, pour une organisation, de se conformer aux exigences légales et règlementaires. Les législations nationales et internationales posent un certain nombre d’obligations quant à la conservation des archives. Au-delà des lois elles-mêmes, des règlementations sectorielles sont également à considérer (par exemple les banques, les entreprises pharmaceutiques). 

Il est à noter que la mise en œuvre d’un processus d’archivage représente un effort important pour l’organisation, notamment en termes d’investissements humains et matériels. L’archivage est un processus structurant, présentant des défis organisationnels et techniques, qu’il s’agit d’anticiper et de gérer.  

L’archivage électronique 

Pour de nombreuses organisations, encore aujourd’hui, l’archivage ne repose que sur la conservation physique de supports documentaires (papier en général). On dispose, toutefois, d’une alternative à la conservation physique, sous la forme d’un archivage électronique. Les finalités d’un archivage électronique sont les mêmes que celles d’un l’archivage physique mais présentent des avantages significatifs. Citons par exemple la simplicité d’accès ou la fédération d’accès aux différents fonds d’archives – soit, permettre la consultation directe des archives, depuis le poste de travail d’un collaborateur. Le passage à un système d’archivage électronique permet aussi de réduire, voire d’éliminer les coûts induits par une structure dédiée à l’archivage physique des documents.  

Il y a toutefois des avantages plus décisifs par rapport aux méthodes traditionnelles de conservation. Par exemple : 

• La confidentialité – un archivage électronique renforce un contrôle strict et une traçabilité complète des accès aux archives.  
• La perte – les risques de perte de documents , sont réduits voir éliminés 
• Un sinistre – un archivage traditionnel est vulnérable à un incendie ou une inondation, mais également à l’humidité, ou plus simplement à la mauvaise qualité des papiers ou des encres. En revanche, on peut déployer des moyens techniques (backup, réplication, etc.) afin de sécuriser un système d’archivage électronique. 

Notons également que le cadre législatif relatif à l’archivage électronique détermine les conditions dans lesquelles un document électronique peut être admis à charge de preuve au même titre qu’un document papier traditionnel. Le concept général d’un système d’archivage électronique est standardisé via un modèle conceptuel. Le modèle décrit dans les grandes lignes les fonctions, les responsabilités et l’organisation d’un tel système (ISO14721).  

L’archivage à valeur probatoire 

Il faut, ici, distinguer les termes archivage légal et archivage à valeur probatoire.  

L’archivage, en tant que tel n’est pas directement considéré comme  « légal », en ce sens que la valeur probante d’un document, en cas de litige, est à l’appréciation du juge et de lui seul. Il est donc critique de collecter et de conserver, au-delà du document lui-même, tous les éléments « de preuve ou probatoire » qui pourront, le moment venu, venir étayer la validité d’un document. On préfère donc parler d’« archivage à valeur probatoire », pour définir un système non seulement capable de conserver des documents, organisés et sécurisés à long terme, mais aussi des éléments de preuve, qui seront attachés au document lui-même. 

Pour démontrer la valeur probatoire d’une archive, il faut être capable d’en garantir, dès l’origine et jusqu’à la fin de sa période de conservation, l’authenticité, l’intelligibilité ainsi que son intégrité. 

Le requis d’intelligibilité peut paraître anodin. Toutefois, pour qu’un document puisse être reçu à titre de preuve, il faut être capable d’exploiter son contenu dans le temps, soit durant toute la période de conservation. Un contenu électronique est encodé dans un format numérique. Pour l’exploiter, on doit disposer d’un outil capable d’en restituer le contenu. L’outil doit donc être disponible au moment où l’on aura besoin d’accéder au contenu (dans 5 ans, 10 ans ou 20 ans). Cela induit l’utilisation de formats standardisés (par exemple :TIFF, XML, PDF/A, etc.) que le système d’archivage électronique doit reconnaître et surtout gérer dans le temps (processus de pérennisation des formats d’archive). 

Un système d’archivage à valeur probatoire doit être en mesure d’assurer une véritable chaîne de confiance tout au long de la vie de l’archive. Cela signifie qu’un système d’archivage à valeur probatoire doit prendre en compte un processus complet, qui débute au moment précis où le document devient éligible au statut d’archive (lorsque son contenu est figé) et qui se prolonge jusqu’à ce que la date d’utilité légal de l’archive soit atteinte. Tous les événements doivent être tracés et contrôlés y compris l’élimination (destruction). 

Pourquoi mettre en œuvre un archivage à valeur probatoire ? 

Tous les systèmes d’archivage électronique ne sont donc pas forcément des systèmes d’archivage probatoire. Un système d’archivage probatoire intègre des processus et des procédures spécifiques, pas forcément disponibles sur un système d’archivage classique (ou via un système GED , ECM), tels que l’horodatage, le scellement de l’archive, l’intégration de la signature numérique, le calcul de l’empreinte de l’archive, la réversibilité des archives, la pérennisation des formats d’archive, une journalisation avancée des opérations et des accès.  

Un tel système présente également une architecture spécifique afin d’intégrer des requis de sécurité forts, un stockage élastique (zones de stockage multisites par exemple, afin d’assurer une disponibilité adéquate des archives), ainsi qu’une garantie de localisation des archives. Il est en effet important de connaitre la localisation des archives, non seulement afin de répondre aux législation en vigueur concernant les données personnelles (LPD, RGDP), mais aussi, par exemple, afin de répondre aux requis de l’ordonnance sur les livres de comptes (CH-Olico). 

Plusieurs raisons poussent actuellement les entreprises à mettre en place un système d’archivage probatoire. La démarche est souvent initiée à la suite d’un audit qui met en évidence l’absence de gestion fiable du cycle de vie documentaire (principes de l’ARMA). La prise de conscience peut également survenir à l’occasion d’une demande légale, lorsqu’il convient de se demander quels documents conserver et lesquels détruire.  Plus généralement, la question se pose aussi lors dans le cadre d’un projet de dématérialisation plus global, répondant à des enjeux économiques, par exemple en complément d’un système GED existant ou encore lors de décommissionnement d’un ERP.  

Nous verrons, dans un prochain article des éléments clés à considérer dans la sélection et la mise en œuvre d’une solution d’archivage à valeur probatoire. 

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