Une gestion unifiée et intelligente des contenus informationnels 

Le volume des contenus informationnels augmente jour après jour. La gestion des contenus en devient critique et stratégique. Alors que la plupart des systèmes de gestion de contenu traditionnels reposent sur des technologies vieillissantes et inefficaces, les Systèmes de Gestion de Contenu Intelligents (SGCI) apportent de nouvelles perspectives très intéressantes. 

Par Flaviano Valvason, Expert en Gouvernance IT – itecor Vevey 

Pour toute organisation, quelle que soit sa taille, les contenus informationnels sont des actifs essentiels. Que l’objectif de l’organisation soit de simplifier les processus (flux) métiers, d’éliminer les silos d’informations, d’accroître l’interopérabilité des systèmes d’entreprise, de satisfaire à des exigences de conformité (réglementaires, légales) ou encore d’intégrer la digitalisation, le travail collaboratif ou le télétravail, un système de gestion de contenu est primordial.  

En analysant les systèmes de gestion de contenu traditionnels, on s’aperçoit que la plupart de ces systèmes déployés au sein des entreprises, sont souvent inefficaces, voire obsolètes. Les systèmes de gestion de contenu traditionnels (legacy), intègrent généralement des fonctions de base limitées (appelées fonctions core) et ne répondent pas aux besoins de gérer le contexte informationnel d’un contenu, au besoin de transparence, d’automatisation et d’unification des flux métiers indépendamment des types de contenu considérés. Ce constat est encore plus marqué quand il s’agit d’intégrer des contributeurs externes ou de mettre en œuvre des canaux de communication et de partage de contenus différenciés, par exemple des activités de contribution intégrant un blog, un wiki ou un forum. 

Nous vous proposons ici une approche différenciée, structurée et pragmatique qui repose sur la mise en œuvre d’un SGCI. En plus des fonctions core, un tel système intègre des fonctions intelligentes, appelées « fonctions de différenciation ».  

Contenus et systèmes de gestion de contenu 

Le terme « contenu » désigne un élément informatif cohérent (formant un tout et qui peut être décrit via des propriétés spécifiques – les métadonnées). Le terme s’applique à toute information numérique ou physique porteuse de sens. Par exemple, un objet documentaire est un contenu (un document Word, un document PDF, …).  

Par définition, le terme « contenu » peut donc faire référence à un document nativement numérique (un document Word, un document Excel, un compte rendu de réunion, par exemple), un document papier (physique, un contrat par exemple, à conserver dans ce même format pour des raisons légales), un document papier à numériser (une facture en provenance d’un fournisseur, par exemple), un actif multimédia (audio, vidéo, images numériques, fichier 3D, par exemple) ou encore un objet physique à intégrer dans un fond d’archive historique (affiche en carton, élément vestimentaire, par exemple). 

De part ces fonctions core, un système de gestion de contenu traditionnel doit être en mesure de gérer l’ensemble du cycle de vie des contenus, quels qu’en soient leurs tailles, leurs formes et leurs formats. Le cycle de vie doit alors inclure la gestion d’actions exercées sur le contenu, telles que la création, la rétention, l’élimination (disposition), la gestion des versions, la recherche, l’archivage légal et, si nécessaire l’archivage long terme (historique) du contenu considéré. Le long du cycle de vie, les contenus sont qualifiés d’actifs, semi-actifs ou encore de contenu historique. 

Les capacités d’un système traditionnel sont souvent décrites par six verbes (les fonctionnalités core): capturer, gérer, accéder, stocker, automatiser et analyser.  

Les acronymes les plus courants des systèmes de gestion de contenu traditionnels sont : GED, EDMS, DMS, WCM, CMS, EIM, DRM, DAM, RM, SAE, CSP. 

Fonctions de différentiation d’un SGCI 

Nos analyses et différents projets réalisés, dans le domaine de la gestion des contenus montrent que la plupart des systèmes traditionnels mettent en œuvre un paradigme (un modèle) qualifié de « centrique » ou encore de « répertoires – centriques ». Ces systèmes ne prennent, généralement, pas en compte le contexte c.-à-d. ce à quoi le contenu se rapporte. Malgré le fait que la gestion des métadonnées (les propriétés spécifiques d’un contenu) soit incluse dans les fonctionnalités core, la plupart des systèmes de gestion de contenu traditionnels ne les intègrent que partiellement. 

Un SGCI adopte, au contraire, un paradigme « neutre » qui permet d’unifier les accès aux contenus de façon transparente (quel que soit le lieu de rétention du contenu) et présente le contenu en relation avec le contexte informationnel (son utilisation). La prise en compte du contexte permet d’accroître la productivité des collaborateurs : il s’agit uniquement de savoir ce que l’on cherche et non plus de savoir où l’on doit chercher. Par exemple, un contenu de type « document Word, numérique, contrat ouvert» sera représenté par un seul et même contenu (une seule version), qui répondra à différents contextes informationnels, selon le rôle du collaborateur au sein de l’entreprise. Si le collaborateur est un juriste, son contexte est relatif à « contrat» ; si le collaborateur est un vendeur son contexte est relatif à « client » ; si le collaborateur est un chef de projets son contexte sera relatif à « projet ». Trois contextes différents mais utilisant le même contenu. 

Un SGCI automatise le cycle de vie, associé à chaque contenu et son intégration avec les flux des processus métiers, ainsi que la mise en œuvre des contrôles d’accès aux contenus. Une bonne intégration du cycle de vie permet de bénéficier d’un mode de gestion et de gouvernance unifié, que les contenus soient de nature physique ou numérique. 

Enfin, un SGCI intègre des fonctions de différenciation telles que résumées ci-après : 

• Classification transparente des contenus (référentiel neutre) et gestion du cycle de vie : automatisation des flux métiers, conversion et encodage automatique de format, gestion des périodes de rétention, automatisation de la disposition du contenu. La gestion des contenus à valeur probante (archivage légal), permet l’application automatisée de règles de conservation et de disposition du contenu, entièrement automatisée. Cela permet aussi de paramétrer les activités de versement de contenus aux archives historiques si nécessaire, 
• Productivité : collaboration, intégration de la suite bureautique existante, intégration de la messagerie, pilotage de scanner et pré-indexation depuis les outils bureautiques, métadonnées automatisées prenant en compte le type de contenu et son contexte, 

• Protection du contenu : règles de sécurité et gestion des droits d’accès, application de la politique de sécurité active au sein de l’entreprise, 
• Prise en compte des exigences réglementaires et légales : intégration des règles au cycle de vie, intégration de la Gouvernance et Politique de l’entreprise à la gestion des contenus, 
• Mise à disposition de contenu à travers différents canaux et mobilité : portails, réseaux sociaux et autres systèmes de partage (Workplace), 
• Interopérabilité des systèmes : l’usage de métadonnées spécifiques permet une interopérabilité fine avec les applications clés de l’entreprise, telles que la finance, la gestion de projets, la gestion des relations clients et les ressources humaines, 
• Gestion des versions : la mise en œuvre d’un référentiel neutre et du contexte permet une gestion des versions unifiées. La dernière version d’un contenu est toujours accessible, quel que soit son lieu de rétention, 

• Analyse : Enfin, une fonction souvent oubliée d’un système SGCI est l’analyse des contenus. Cette fonction permet aux collaborateurs d’identifier des comportements frauduleux, de détecter du contenu à double ou encore d’identifier du contenu à supprimer, par exemple. 

Une mise en œuvre différenciée, structurée et pragmatique 

Quelle approche adopter afin de bénéficier au mieux des apports d’un SGCI ? 

Il ne s’agit pas simplement d’intégrer un système additionnel aux systèmes existants au sein de l’entreprise. Il est en effet important, avant d’adopter un SGCI, d’identifier les défis que les collaborateurs rencontrent en matière de gestion des contenus. L’objectif est donc, avant tout, de s’assurer que tous les collaborateurs (intervenants internes, externes et autres contributeurs et consommateurs de contenus) de l’entreprise soient en mesure de bénéficier des fonctions de différentiation d’un SGCI. 

A cet effet, nous vous recommandons d’élaborer une feuille de route (roadmap) qui détaille votre stratégie en matière de gestion de contenu, selon les trois étapes suivantes, tout en appliquant une gestion de projet et en mesurant l’atteinte progressive des bénéfices : 

• Étape 1 : déterminer le niveau de maturité de l’entreprise et les besoins en matière de gestion des contenus (en considérant tous les types de contenus nécessaires à l’entreprise). Cette démarche permet de décliner la typologie des contenus, les contraintes réglementaires et légales, ainsi que les flux (processus) métiers de l’entreprise et leurs interactions avec les différents contenus. 

• Étape 2 : déterminer quel est l’apport d’un SGCI au sein de votre entreprise (par exemple en calculant le ROI du système de gestion de contenu traditionnel versus une solution SGCI) 

• Étape 3 : déployer une gestion du changement afin de réussir la transformation vers un SGCI  

Pour conclure 

On trouve de nombreux outils, logiciels et systèmes de gestion de contenu traditionnels. Peu d’entre eux garantissent la traçabilité (non-répudiation) et la transparence nécessaire à une gestion des contenus efficace. Certains présentent des lacunes en matière de maîtrise des processus métiers, des failles de sécurité et des manquements vis-à-vis des exigences réglementaires et légales les plus récentes dont celles relatives à la gestion des données personnelles et sensibles (LPD, OLPD, RGPD/GDPR) 

Les besoins croissants de digitalisation et la forte hausse du volume des contenus qu’ils entraînent, avec leurs coûts et leurs risques, représentent une opportunité de se tourner vers de nouveaux outils de gestion de contenu aptes à soutenir les nouveaux challenges informationnels des entreprises.  

Les SGCI vous permettent de prendre le virage de la gestion unifiée, structurée et intelligente de vos contenus. Ils offrent à vos collaborateurs les outils dont ils ont besoin pour gérer efficacement et rapidement vos ressources informationnelles. Ils minimisent les risques informationnels tout en mettant en valeur les contenus de l’entreprise. 

Une mise en œuvre structurée et pragmatique vous permettra d’exploiter au mieux les nombreuses qualités de ces nouveaux outils. 

Il vous reste des questions ? Nos équipes sont là pour vous guider dans votre choix. Quels que soient vos points d’interrogations, nos spécialistes vous assistent afin de choisir l’architecture la plus adaptée à vos besoins.

Prenez contact dès à présent afin que nous puissions analyser votre situation avec précision.

Pour en savoir plus sur itecor, cliquez ici.