Integrar con éxito Scrum en la empresa

Los jefes y gestores de proyectos deben responder cada vez más rápidamente a las peticiones de sus clientes, respetando el presupuesto y la calidad esperada. Scrum puede responder eficazmente a estas limitaciones, pero su despliegue requiere una gestión adaptada de los cambios provocados.

UN VECTOR DE RENDIMIENTO

En la actualidad se reconoce que Scrum es una excelente forma de mejorar el rendimiento de los proyectos de desarrollo, especialmente en los tres ámbitos siguientes: el valor añadido de las funciones entregadas, la calidad del producto final y la agilidad de la organización ante las habituales peticiones de cambio de los clientes.

Sin embargo, frente a un discurso a veces radical o reductor de algunos, las empresas se preguntan sobre la compatibilidad de Scrum con su organización y sus procesos en marcha. Temen que su implantación en un entorno tradicional de gestión de proyectos «lo ponga todo en cuestión».

De hecho, no lo es. Si Scrum se basa en una forma de hacer las cosas y en unos roles específicos que permiten mejorar la productividad del equipo, la gestión de los proyectos Scrum se basa en los principios básicos de la gestión de proyectos. Sencillamente, como cualquier producto nuevo, el despliegue de Scrum y su integración en el entorno existente requieren una gestión del cambio adaptada. Esto permite que Scrum encaje correctamente en el contexto de una PMO y en las prácticas de gestión de proyectos existentes.

LAS PREGUNTAS HABITUALES

• ¿Son nuestros procesos y estándares de gestión de proyectos compatibles con Scrum?
• ¿Qué ocurre con las directrices de la OMP?
• ¿Seguimos necesitando un director de proyecto?
• ¿Qué pasa con los informes de mi proyecto?
• ¿Seguirá habiendo gestión de riesgos?

EL ENFOQUE DESARROLLADO POR ITECOR

El enfoque de Itecor consiste en sacar el máximo partido de ambos mundos, adaptándolos de forma progresiva y estructurada para alcanzar los objetivos previstos.

Así, Itecor ofrece a sus clientes un enfoque pragmático, probado y mejorado a lo largo de los años por un equipo experimentado de Scrum Coaches, todos ellos con experiencia también en las prácticas «clásicas» de gestión de proyectos. Este enfoque se basa en los siguientes pasos:

1. Evaluación del entorno: antes de lanzar un despliegue de Scrum, es necesario definir los objetivos a alcanzar y evaluar los procesos y equipos existentes, la cultura así como la capacidad de la organización para adaptarse al cambio. Este paso también permite identificar las limitaciones de la integración en términos de organización (director de proyecto, comité de dirección, PMO…) y prácticas (riesgos, comunicación, rendimiento…).
   Un informe de evaluación concluye este primer paso. Resume los puntos fuertes, los puntos débiles, las limitaciones y las soluciones a tener en cuenta en el despliegue de Scrum.
2. Proyecto piloto: un primer proyecto permite introducir, medir y ajustar los cambios necesarios, tanto a nivel de equipo como de proceso. También permite demostrar los beneficios de la introducción de Scrum en la organización. Uno de nuestros Scrum Coaches acompaña al equipo del proyecto (de 5 a 7 personas) durante toda la duración del mismo, idealmente unos 3 meses (3 a 4 sprints de 2 a 4 semanas).Este segundo paso termina con la formalización y puesta en común de las lecciones aprendidas y los resultados demostrados. Constituyen la base y los vectores de éxito y adopción de Scrum para otros proyectos.

3. Proyectos de «descubrimiento»: el despliegue de Scrum se extiende luego a otros proyectos seleccionados en función de su capacidad para identificar nuevas mejores prácticas y para acumular experiencias y lecciones a utilizar. Se utilizan para perfeccionar la adopción de Scrum y la eficiencia de la organización.Estos proyectos son supervisados por Scrum Coaches y los primeros Scrum Masters son formados y certificados. Se fomenta la aparición de una comunidad de interés y se inicia y ejecuta un plan de comunicación y familiarización con Scrum.

4. Formación en Scrum: Scrum, aunque es sencillo y fácil de entender, nunca se adopta en las organizaciones sin reticencias y resistencia al cambio. Se requiere una comunicación y formación constantes para los nuevos roles de Product Owner, Scrum Master y Scrum Team Mem-ber. Nuestros Scrum Coaches ayudan a definir los planes de formación y a formar a los equipos en Scrum y en los roles de Scrum utilizando el material de formación específico que Itecor ha desarrollado.

Itecor también ofrece formación de certificación para el rol de Scrum Master.

5. Industrialización y coaching: las mejores prácticas identificadas por los proyectos descubiertos son los garantes de un despliegue exitoso de Scrum a mayor escala, y de la mejora constante de las capacidades de la organización. Dependiendo de las circunstancias, los Scrum Coaches asistirán y guiarán a los equipos recién enfrentados a Scrum hasta que logren los resultados esperados.

LOS BENEFICIOS ESPERADOS

• Mayor agilidad organizativa
• Cultura de liderazgo y colaboración
• Mejora del rendimiento del equipo
• Productos y soluciones de mayor calidad
• Mayor capacidad de entrega
• Mejor uso de los recursos financieros

SCRUM: VALOR, CALIDAD Y AGILIDAD

Valor: Scrum hace hincapié en la liberación rápida de las características más útiles para la organización en función del valor que representan. Este enfoque de entrega rápida permite a la empresa cosechar los beneficios de sus inversiones gradualmente y sin demora. Así, Scrum apoya la generación de valor y la aceleración del retorno de la inversión.

Calidad: La participación constante de los clientes y la revisión periódica de los componentes durante el proceso de desarrollo ayudan a reducir los defectos y garantizan que las solicitudes de cambio se tengan en cuenta de inmediato. Así, Scrum permite producir resultados de alta calidad.

Agilidad: La lista de características a entregar es gestionada por los clientes que se encargan de actualizarla y mejorarla constantemente. También son los que deciden las prioridades. Combinado con el desarrollo iterativo, este enfoque nos permite responder rápidamente a las necesidades y fomenta la agilidad y la capacidad de respuesta de la empresa ante las presiones del mercado y la competencia.