5 pratiques pour réussir un projet de gestion de contenus informationnels
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5 pratiques pour réussir un projet de gestion de contenus informationnels

Flaviano Valvason · junio 14, 2022

Nous avons vu dans un précédent article que tous les projets de mise en œuvre de gestion de contenu ne menaient pas au succès. Quelles sont donc les pratiques essentielles à considérer ? Nous vous proposons d’en souligner quelques-unes car elles sont souvent négligées, voire occultées par les entreprises.

Par Flaviano Valvason, Expert en Gouvernance IT, Itecor Vevey

Pour toute entreprise, quelle que soit sa taille, les contenus informationnels sont des actifs essentiels. Que l’objectif soit de simplifier les processus métiers et leurs flux, d’éliminer des silos d’informations, d’accroître l’interopérabilité des systèmes d’entreprise, de satisfaire à des exigences de conformité réglementaires ou légales, ou de « digitaliser » l’organisation pour favoriser le travail collaboratif ou le télétravail, un système de gestion de contenu informationnels est primordial.

En général, l’organisation ne part pas de rien. De nombreux outils sont déjà en place : GED pour le stockage de documents de référence, espaces collaboratifs, gestion électronique de courrier, système d’archivage intermédiaire, Record Management, intégration des systèmes métiers. On pourrait donc considérer que les organisations disposent de solides bases pour mener à bien ce type de projet. Mais ces projets incluent de nombreux axes de changement nécessaires à la transformation digitale de l’entreprise, et nombreux sont ceux qui échouent.

5 bonnes pratiques de base

Voici les pratiques que nous recommandons le plus.

Pratique 1 : ne pas forcer l’adoption de la solution par les utilisateurs

Certaines entreprises gèrent ce type de projet comme un simple projet technologique. Elles négligent l’effet de l’automatisation des processus métier sur les collaborateurs (interopérabilité des systèmes métiers, classification des contenus, métadonnées … ).

Il est indispensable de prendre en compte les habitudes de travail et de s’attacher à bien identifier les besoins des utilisateurs finaux pour éviter tout phénomène de rejet.

Pratique 2 : débuter par un périmètre limité

Au démarrage du projet, les organisations ont tendance à vouloir couvrir un spectre fonctionnel trop. Il est important de tenir compte des limites budgétaires,  de ressources inadaptées ou non disponibles et du niveau d’existence de la culture documentaire inexistante. Il est donc préférable de débuter avec un périmètre de projet bien délimité, puis de le prolonger.

Une démarche par pallier réduit les risques d’échec et favorise également l’adoption de la solution par les utilisateurs finaux.

Pratique 3 : développer une vision à long terme

Nous recommandons d’adopter une vision et une stratégie de gestion des contenus transversales à l’entreprise à moyen et long terme. Il est important de privilégier une solution présentant un socle fonctionnel de base le plus large possible, par opposition à développer et personnaliser la solution retenue pour chaque direction métier.

Pratique 4 : ne pas négliger la conduite du changement

Une stratégie de conduite du changement efficace doit impliquer les utilisateurs dès le début du projet. Il est souhaitable de mettre en place des plans de communication qui portent sur les objectifs du projet, les bénéfices attendus et sur les prochaines étapes du projet.

Il est souvent nécessaire de faire des plans de communication différenciés en fonction des utilisateurs cibles (direction de l’entreprise, direction métiers, collaborateurs…).

Pratique 5 : ne pas occulter la gouvernance informationnelle

Tout contenu informationnel doit être exploitable, classifié et structuré. La mise en œuvre d’une gouvernance informationnelle au sein de l’entreprise est donc indispensable. À la fin de son cycle de vie, le contenu informationnel doit être éliminé de manière adéquate afin de réduire le coût et la difficulté de sa gestion.

Décider quel contenu informationnel doit être conservé (sous quel format, comment de temps, sur quel lieu de stockage) et quel contenu doit être éliminé est un processus complexe qui demande le déploiement d’une bonne gouvernance informationnelle. Celle-ci doit aussi répondre aux aspects réglementaires (gestion des risques) auxquels l’entreprise est soumise.

Le projet doit donc déterminer et faire valider un ensemble de règles et de procédures afin de contrôler la façon dont les contenus informationnels seront gérés tout au long de leurs cycle de vie. 

L’inclusion des pratiques dans une approche globale 

La mise en œuvre des 5 pratiques de base limitent déjà les risques d’échec d’un projet de gestion de contenus informationnels. Mais elles doivent s’inscrire dans une approche méthodologique.

Il est recommandé que cette approche méthodologique respecte les étapes suivantes :

  • Identifier la maturité informationnelle de l’entreprise. Adapter les objectifs et le déroulement du projet à la maturité de l’entreprise.
  • Établir la gouvernance de projet. Les bénéfices doivent être clairement exprimés au niveau de la direction de l’entreprise, mais surtout auprès des directions métiers.
  • Éliciter les besoins et exigences, idéalement dans des ateliers métiers. Consolider et confirmer les pratiques actuelles et les besoins futurs. Prendre en compte les pratiques actuelles est primordial à la réussite du projet.
  • Cartographier l’écosystème et les interopérabilités, pour chaque direction métier, et identifier les impacts organisationnels. Viser un socle de base le plus étendu pour qu’il réponde aux besoins actuels mais aussi futurs.
  • Évaluer les solutions du marché (adéquation de la solution versus les besoins de l’entreprise) et sélectionner la plus appropriée.
  • Au-delà des interopérabilité avec le reste du système d’information de l’entreprise, considérer les contenus de format papier, ou encore les contenu de format physique (vêtements, drapeau, …).
  • Établir une feuille de route des différents projets avec une vision à 3/5 ans,

En conclusion

La réussite d’un projet de mise en œuvre d’une gestion de contenus informationnels repose sur 3 piliers : une bonne gestion du projet, de bonnes pratiques de mise en œuvre de gestion de contenus et le choix de la solution la plus appropriée.

Nous complèterons par la nécessité de la mise à niveau des processus métiers et d’une montée en puissance de la maturité de l’entreprise en termes de gestion des contenus.

 

Cet Insight fait partie d’une série de contenus sur la gestion des services. Pour creuser les problèmes de gouvernance et de gestion des services, et identifier les solutions et les meilleures pratiques, suivez-nous sur nos réseaux sociaux. Lire aussi:

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